M.F y C.P.C. Roberto Guzmán Alvarez
guzmanyasociadoscp@hotmail.com, Asesor de “ABC SINERGIA PROFESIONAL SC”, Comisión de Síndicos y Comisión Editorial AMCPDF
Muy difícil saber ¿cuántas empresas se incorporan en los mercados sin las formalidades administrativas alcanzan el éxito? Hoy día, sin duda existen muchas en operación, sin embargo, ¿Cuántas de ellas se han desviado perdiendo oportunidades por no tener estas formalidades?
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Las formalidades no son del gusto de todos los empresarios, no obstante, vale considerar que la “Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA)”, independientemente de que los sujetos obligados son los servidores públicos, en el “TÍTULO SEGUNDO” establece los mecanismos de prevención e instrumentos de rendición de cuentas. El Capítulo II. trata la Integridad de las Personas Morales estableciendo posibles sanciones para las estas por actos realizados por las personas físicas que actúen en su nombre. Puntualmente, en su Artículo 25 dispone que, a fin de establecer la responsabilidad de la persona moral, se valorará si la empresa cuenta con una política de integridad, que, entre otras, debe contener:
- Fracción I. Manual de organización y procedimientos …
- Fracción II. Código de conducta…
- Fracción VI. Políticas de recursos humanos tendientes a evitar la incorporación de personas que puedan generar un riesgo en la integridad de la empresa.
- Fracción VII. Mecanismos que aseguren en todo momento la transparencia y publicidad de sus intereses.
Por ello es necesario documentar la Misión, Visión, Valores, pronósticos esperados (presupuestos), programas, metas (objetivos), procedimientos (manuales) dando pie a que las personas físicas que se desenvuelven y operan como colaboradores de la empresa puedan alinear sus actividades bajo los objetivos y conductas marcados.
Documentar también: recursos necesarios para la realización de las actividades, estructura organizacional, definición y conformación del gobierno corporativo, código de conducta, políticas de integridad, asignación de responsabilidades, líneas de mando, actividades y tareas departamentales.
Así, habremos logrado la formalización documentada de la etapa Mecánica del proceso administrativo -Planificación y Organización-, protegidos en parte al embate de la LGRA en las fracciones mencionadas.
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SuscríbeteDIRECCIÓN Y CONTROL
Ahora, entremos a la segunda etapa del proceso administrativo -dirección y control- la que distinguiremos como etapa dinámica, ya que consiste en trabajar lo planeado y medir logros.
Para esta etapa dinámica, tomar en cuenta herramientas indispensables:
- De trascendencia: liderazgo, comunicación efectiva, trabajo en equipo y toma de decisiones conjunta y consensuada.
- De gobierno corporativo: mecanismos formales que impidan malas prácticas internas de gobernanza, toma de decisiones, control de desempeño, cumplimiento normativo, responsabilidades de los órganos de gobierno, códigos de conducta
Con la estructura organizacional y estilo de liderazgo, bajo mecanismos de control interno, tendientes al logro de los estándares de desempeño establecidos, medición de resultados, permitiendo así que los elementos de control realicen las comparativas de cumplimiento de ambos, con miras a la toma de decisiones que favorezcan la continuidad y, en su caso, sugerir los ajustes correspondientes.
El mismo Artículo 25 de la LGRA, establece, para esta etapa dinámica del proceso administrativo, obligaciones adicionales a las mencionadas en la etapa Mecánica.
- Fracción III. Sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia auditoría para el cumplimiento de los estándares de integridad.
- Fracción IV. Sistemas adecuados de denuncia …
- Fracción V. Sistemas y procesos de entrenamiento y capacitación
- Mecanismos que aseguren en todo momento la transparencia y publicidad de sus intereses.
Tomado en cuenta las medidas de trascendencia mencionadas (liderazgo, comunicación efectiva, trabajo en equipo y toma de decisiones conjunta y consensuada) como cualidades del elemento humano, debidamente formalizadas al realizar el perfil de puesto para cada área de responsabilidad, toca evidenciar de manera formal las medidas de gobierno corporativo.
Cuidamos que, derivado de la parte mecánica:
- Al establecer el esquema organizacional (organigrama) se observe en él, de manera clara, la asignación de aras o grupos responsables del seguimiento de control y vigilancia. En su caso pude generarse comités de cumplimiento, de integridad, de auditoría y en su caso, quizá el más costoso de todos, nombramiento de un “Oficial de cumplimiento” encargado de implementar, vigilar y generar la cultura de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo al interior de la organización
- Al redactar el código de conducta, se encuentren establecidos los mecanismos formales que impidan malas prácticas internas de gobernanza, toma de decisiones, control de desempeño, cumplimiento normativo, responsabilidades de los órganos de gobierno, actividades conductuales que impidan cualquiera otra acción generadora de riesgos (acoso, hostigamiento, corrupción, etc.)
Es de tomar en cuenta que parte esencial de una política de integridad es el establecimiento de un canal de denuncia, como medida de vigilancia coadyuvante para la dirección y control que cuente con un adecuado protocolo de actuación para los integrantes miembros del comité de integridad que garantice atención, confidencialidad y en su caso, anonimato a las denuncias recibidas.
Considerar como parte esencial de las formalizaciones que, conforme a la LGRA y las mejores prácticas empresariales, a fin de adicionalmente soportar cualquier supervisión de parte de la “Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS)”, elaborar y actualizar de manera constante los sistemas de entrenamiento y capacitación tanto en materia de integridad como de operación y adiestramiento para el trabajo.
En su conjunto, todo lo anterior debidamente formalizado, permitirá que esta pequeña empresa enfrentar todo embate legal en materia de integridad, podrá a su vez tener la seguridad de que, por la debida divulgación en materia de integridad si como la misión, visión y valores, el rumbo de la empresa no se desviará y en el peor de los casos, será oportunamente detectado por las diversas aras de dirección y control.
Estamos entonces ante un buen avance en materia de cumplimiento empresarial cimentando de buena forma el actuar de la empresa. No obstante, aún hay cantidades infinitas de cosas por las que debemos luchar y enfrentar, pero ya con un escudo en mano.
Bibliografía
- Brown, T., Mann, B., Ryder, N., Subbiah, M., Kaplan, J., Dhariwal, P., Neelakantan, A., Shyam, P., Sastry, G., Askell, A., & Others. (2020). “Language Models are Few-Shot Learners.” NeurIPS.
- Goodfellow, I., Bengio, Y., & Courville, A. (2016). “Deep Learning.” MIT Press.
- Russell, S., & Norvig, P. (2010). “Artificial Intelligence: A Modern Approach.” Prentice Hall.
- Chollet, F. (2017). “Deep Learning with Python.” Manning Publications.
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