La NOM-035, una Visión más Clara

L.C.C. Oswaldo Palacios Mendoza
Director de Auditoria en BALP Auditores Asociados S.C

La NOM-035-STPS-2018, Factores de riesgos psicosocial en el trabajo: Identificación, análisis y prevención, fue publicada oficialmente el 23 de octubre de 2018, con el fin de dar solución a una de las más importantes problemáticas gestada en las empresas mexicanas y, de acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (OIT): el estrés, o mejor conocido como cansancio mental, representa uno de los principales factores de riesgo que afecta la salud de los trabajadores y por ende el desempeño laboral. Entró en vigor el 23 de octubre de 2019; la primera fase, y para el 23 de octubre de 2020; paras su implementación total.

En el marco del día Mundial de la Seguridad y Salud en el trabajo de 2016, la OIT señalo que la atención a los factores de riesgo psicosocial, es un problema global que afecta a todos los países, todas las profesiones y todos los trabajadores, por esta razón se inició el proyecto de Norma en 2016, para que fuera una regulación obligatoria en todos los centros de trabajo. En apego a lo establecido por el Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, el objetivo de la NOM035-STPS-2018; en la actualidad es establecer los elementos necesarios para prevenir, identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial, esto para lograr promover un entorno organizacional favorable en todos los centros de trabajo.

Contexto

Existen 2 normas de las cuales la NOM-035-STPS-2018, toma referencia para su constitución y aplicación, estas son:

NOM-030-STPS-2009; establece las funciones y actividades que deberán realizar los servicios preventivos de Seguridad y Salud en el Trabajo para prevenir accidentes y enfermedades de trabajo.1 NOM-019-STPS-2011; busca lograr una adecuada vigilancia de la normativa laboral, para dignificar el trabajo y estimular la productividad.

Para comprender la complejidad de la NOM-035-STPS-2018, primero debemos conocer estos conceptos importantes “acontecimiento traumático severo”, “factores de riesgo psicosociales” y “entorno organizacional”

Los riesgos psicosociales; son los aspectos de la concepción, organización y gestión del trabajo, así como su contexto social y ambiental que tienen la potencialidad de causar daños físicos, sociales o psicológicos en los trabajadores.

“Los factores de riesgo psicosocial, son aquellos que pueden provocar trastornos de ansiedad, no orgánicos del ciclo sueño-vigilia, y de estrés grave y de adaptación, derivado de la naturaleza de las funciones del puesto, de trabajo, el tipo de jornada laboral, la exposición a acontecimientos traumáticos severos, o actos de violencia laboral al trabajador, por el trabajo desarrollado”.

El entorno organizacional favorable se refiere a todos aquellos aspectos psicológicos, sociales, físicos y materiales que influyen en cómo los trabajadores experimentan su calidad de vida, felicidad y satisfacción en su ambiente y entorno laboral.

La NOM-035-STPS-2018, ha establecido que sea aplicable a todos los centros de trabajo en el territorio nacional, sin importar que estén constituidas por un solo colaborador, clasificando en tres categorías de acuerdo con el número de colaboradores esto con la finalidad de tener una mejor visión de lo que sucede y la identificación oportuna de las necesidades a cubrir, implementándose estrategias efectivas y específicas.

Cumplimiento empresarial

El cumplimiento de la NOM-035-STPS-2018, se divide en tres rubros principalmente; ya que las necesidades de las empresas pueden variar, esto dependiendo de la cantidad de empleados:

• El cuestionario para identificar a los trabajadores que fueron sujetos a Acontecimientos Traumáticos Severos (Guía de referencia I); se debe aplicar a todos los colaboradores de todos los centros de trabajo.
• El cuestionario para identificar los Factores de Riesgo Psicosocial (Guía de referencia II); se debe aplicar a los centros de trabajo que cuenten con un rango de 16 a 50 colaboradores.
• El cuestionario para identificar los Factores De Riesgo Psicosocial y evaluar el Entorno Organizacional (Guía de referencia III); se debe aplicar a los centros de trabajo que cuenten con un rango de más de 51 colaboradores (en este caso se puede aplicar una fórmula específica para determinar el tamaño de la muestra).

Previo a la aplicación de las guías de referencias, se debe llevar a cabo la creación de las Políticas de Prevención de Factores de Riesgo Psicosocial y la difusión de estas.

En resumidas cuentas, cada empresa deberá aplicar las guías de referencia de la NOM-035-STPS-2018, dependiendo el número de trabajadores, enseguida unos ejemplos:

1. Una empresa con 10 colaboradores; deberá aplicar solamente la guía de referencia I.
2. Una empresa con 45 colaboradores; deberá aplicar la guía de referencia I y la guía de referencia II.
3. Una empresa con 100 colaboradores; deberá aplicar la guía de referencia I y la guía de referencia III.

Nota importante: si como empresa de menos de 51 colaboradores quiere identificar los Factores De Riesgo Psicosocial y evaluar el Entorno Organizacional para tener una mayor claridad de la situación interna de su organización; sin problema podrás aplicar la guía de regencia I y la guía de referencia III, ya que la NOM-035-STPS-2018 no te limita, al contrario, estarías cumpliendo de sobremanera la obligación.

Responsabilidades

Existen algunas responsabilidades que cumplir, tanto como empresa, así como colaborador:

Medidas de prevención y acciones de control

Todas las acciones y programas anteriores referidos en el numeral 8.1.

Para la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, así como para la promoción del entorno organizacional favorable, los centros de trabajo deberán:

1. Establecer acciones para la prevención de los factores de riesgo psicosocial que impulsen: el apoyo social, la difusión de la información y la capacitación;
2. Disponer de mecanismos seguros y confidenciales para la recepción de quejas por prácticas opuestas al entorno organizacional favorable y para denunciar actos de violencia laboral, y
3. Realizar acciones que promuevan el sentido de pertenencia de los trabajadores a la organización; la capacitación para la adecuada realización de las tareas encomendadas; la definición precisa de responsabilidades para los miembros de la organización; la participación proactiva y comunicación entre sus integrantes; la distribución adecuada de cargas de trabajo, con jornadas laborales regulares conforme a la Ley Federal del Trabajo, y la evaluación y el reconocimiento del desempeño”

Sin embargo, en este artículo les brindamos algunas sugerencias, las cuales le pueden servir para la implementación de la NOM-035-STPS-2018 en su centro de trabajo.

En relación con el liderazgo y las relaciones en el trabajo:

Se sugiere:

1. Tener reuniones de integración periódicas con todo el equipo de trabajo en donde exista apertura e involucramiento de todos los colaboradores de la empresa.
2. Que todos los líderes de áreas pasen tiempo con su equipo de trabajo cara a cara y de manera individual.
3. Tener reuniones de convivencia general para desayunar, comer o cenar con el fin de involucrarse con todos los colaboradores.
4. Aplicación de encuestas para conocer el clima laboral, en todas las áreas.
5. Cursos de capacitación a gerentes y jefes de áreas.
6. Dinámicas de integración para resolución de posibles conflictos

Respecto a las cargas de trabajo:

Se sugiere:

1. Revisión a detalle de todos los perfiles de puestos
2. Apertura a diversidad de esquemas laborales (Home office, hibrido, etc.)
3. Revisiones constantes a los lugares de trabajo, para detectar posibles anomalías de las herramientas de trabajo que puedan afectar el proceso productivo de los trabajadores.
4. Lista de entradas y salidas, para poder identificar a los trabajadores que salgan tarde y poder brindar soluciones ante estas problemáticas.

En lo que se refiere al control de trabajo:

Se sugiere:

1. Hacer evaluaciones de desempeño constantes, con el fin de identificar el talento que existe internamente y poder generar el escalamiento (posibles ascensos).
2. Brindar mejores retribuciones a los colaboradores que cumplan con las metas establecidas.
3. Brindar reconocimientos públicos.
4. Reuniones para poder informar a los colaboradores las retroalimentaciones respecto a su desempeño, así como las posibles mejoras o cambios que puedan existir dentro de la organización.

En lo relativo al apoyo social:

Se sugiere:

1. Realizar talleres o cursos de nutrición y alimentación balanceada.
2. Convenios con gimnasios y/o centros deportivos.
3. Crear ambientes de trabajo agradables para los colaboradores.

En relación con el equilibrio en la relación trabajo familia:

Se sugiere:

1. Crear lineamientos y políticas que se les debe pasar a cada colaborador para estar enterados de las horas que deben cumplirse.
2. Establecer checadores o registros de entrada y salida; para identificar a aquellos que se queden horas extra o tarde, con la finalidad de hablar con ellos e identificar el porqué de la situación.
3. Establecer lineamientos en el que se estipulen las condiciones en las que se permita a los colaboradores ausentarse de sus labores, y cuáles serán las evidencias que tendrán que presentar.
4. Establecer fechas en el calendario de la empresa donde se acceda a realizar actividades con la familia, dinámicas, reuniones, etc.

Respecto al reconocimiento en el trabajo
Se sugiere:

1. Establecer y difundir las metas a alcanzar de cada área, y los beneficios que tendrán aquellos que logren llegar a estas.
2. Usar un representativo de tres empleados del mes para motivar a los demás.
3. A aquellos que demuestren una mejora en su desempeño, actividades sobresalientes o motivación en el trabajo, se sugiere mencionarles la posibilidad de un aumento salarial o algún bono de productividad.
4. Establecer a todos los colaboradores, actividades que les supongan un reto.

En lo que se refiere a la prevención de la violencia laboral:

Se sugiere:

1. Implementar un buzón de quejas, puede ser un correo electrónico destinado a este fin, o utilizar literalmente un buzón.
2. Dar seguimiento a cada una de las quejas recibidas, y llevar un control foliado de estas.

En relación con la información y comunicación que se proporciona a los trabajadores:

Se sugiere:

1. Realizar reuniones con gerentes y jefes, donde reporten los cambios importantes a las áreas pertinentes, para que estas áreas puedan difundir la información.
2. Se debe informar a todos los colaboradores de cualquier cambio existente dentro de la empresa.
3. Realizar comunicados por escrito para todas las áreas.
4. Contar con tableros físicos para difusión de información.

Respecto a la capacitación y adiestramiento

Se sugiere:

1. Revisar puntualmente todos los perfiles de cada puesto existente en la empresa y realizar una evaluación con base en lo requerido.
2. Llevar a cabo evaluaciones por área y por puesto, para detectar las necesidades requeridas y construir un programa de capacitación eficaz.
3. Aplicar encuestas frecuentemente, con preguntas abiertas donde los colaboradores puedan pueda expresar sus dudas o áreas que consideran de oportunidad.
4. Evaluar cada una de las áreas de la empresa, para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
5. Juntas periódicas con los encargados de cada área, para expresar sus preocupaciones, necesidades o sugerencias.

Labor y dictamen de las unidades de verificación.

La empresa tendrá absoluta libertad para llevar a cabo la aplicación de la NOM-035-STPS-2018, ya sea con personal interno, o bien contratando alguna unidad de verificación acreditada, cualquiera que sea la decisión, el encargado de la aplicación debe entregar un dictamen que debe contener expresamente:
En caso de personal interno:

1. Datos del centro de trabajo verificado:

1. 1. Nombre, denominación o razón social.
   2. Registro Federal de Contribuyentes.
   3. Domicilio completo.
   4. Actividad principal.

En caso de contratar alguna unidad de verificación acreditada:

B. Datos de la unidad de verificación

1. Nombre, denominación o razón social
2. Número de acreditación
3. Número de aprobación otorgado por la Secretaria del Trabajo y Previsión Social y
4. Domicilio completo.

El dictamen entregado a la empresa debe contener:

1. La clave y nombre de la norma.
2. El nombre del verificador evaluado y aprobado
3. La fecha de verificación
4. El número de dictamen
5. La vigencia del dictamen
6. El lugar de emisión del dictamen
7. La fecha de emisión del dictamen y,
8. El número de registro del dictamen emitido por la Secretaria del Trabajo y Previsión Social al rendirse el informe respectivo.
9. El método para la identificación y análisis de los Factores de Riesgo Psicosociales y el Entorno Organizacional Favorable: (Guías de Referencia II o III), o métodos desarrollados externos que cumplan con los requerimientos.

Según el numeral 9.4 de la NOM-035-STPS-2018, la vigencia de estos dictámenes emitidos por las unidades de verificación será de dos años, siempre y cuando no sean modificadas las condiciones que sirvieron para su emisión.

Conclusiones

La NOM-035-STPS-2018, se considera como uno de los primeros instrumentos regulatorios por el que se reconoce que las condiciones bajo las cuales se llevan a cabo las labores cotidianas dentro de un centro de trabajo, tienen un impacto importante en la salud física, mental y emocional de todos los colaboradores.

Mencionada norma es una medida que puede ayudar a prevenir la existencia de algunos de trastornos, como la ansiedad y la depresión, mismos que generan niveles de estrés, que pueden generar situaciones físicas graves, estos trastornos son provocados por las condiciones que pueden existir dentro del entorno laboral.

Un buen cumplimiento de la NOM-035-STPS-2018, puede genera en la empresa un alza considerable en el desempeño de sus colaboradores, ya que estos se sentirán tomados en cuenta, disminuirá considerablemente la rotación de personal; ya que los colaboradores permanecen más tiempo en sus puestos de trabajo y la empresa logra una mayor fidelización y retención de su talento, una empresa sana y con estándares elevados de un buen clima organizacional, siempre llamara más la atención, y esto atraerá los mejores talentos.

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