Sueldos y Salarios, Puntos a Considerar para la Correcta Deducibilidad para el Impuesto Sobre la Renta

En el entorno económico de cualquier empresa, ya sea operada por una persona moral y/o por medio de una persona física, uno de los gastos más importantes es el que corresponde a la nómina del personal; en empresas de servicios es el principal y quizá en empresas de compra-venta o producción el segundo, solo después del costo de ventas.

 

El debido control de este gasto implica la aplicación de diferentes normas que lo regulan, como son la Ley Federal del Trabajo (LFT), Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR), Ley del Seguro Social (LSS), Código Fiscal de la Federación y los reglamentos correspondientes a estas leyes.

 

Por lo que el debido cumplimiento a las disposiciones debe recaer en especialistas en la materia y no solo en la utilización de un programa como herramienta para la elaboración de los cálculos correspondientes, que indiscutiblemente deben ser efectuados con sumo cuidado por lo que pudiera representar efectuarlos de forma incorrecta.

 

Antecedente.

 

Antes de la reforma fiscal de 2014, la comprobación de esta deducción radicaba principalmente en elementos independientes que demostraban su veracidad, como eran: listados de raya, recibos de nómina impresos con la firma del empleado que aceptaba los importes mencionados en él, los registros contables, cedulas del Sistema Único de Autodeterminación (SUA), declaraciones provisionales que amparaban el pago de las retenciones y principalmente la Declaración Informativa de Sueldos y Salarios que daba a la autoridad de forma muy general el detalle de qué se había pagado y a quién se le había pagado.

 

Posteriormente, con la obligación del uso de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), se simplifican algunos procesos; sin embargo, se les da a las diferentes autoridades la información suficiente para efectos de que puedan ejercer sus facultades de comprobación y dar veracidad de que se están cumpliendo las diferentes obligaciones en materia laboral y, por ende, que el gasto puede ser considerado como una deducción autorizada.

 

El uso de CFDI no solo le demuestra a la autoridad la veracidad del pago, sino que también le da la capacidad de validar que la determinación del impuesto sea efectuada de forma correcta, por lo que el tema de fiscalización no solo queda a quien está efectuando la deducción, sino que también puede ser aplicada a quien recibe el ingreso. Además, que la compartición de información entre las diferentes dependencias que regulan las relaciones laborales también da oportunidad al IMSS de validar que se estén cumpliendo las obligaciones en materia de afiliación, integración salarial y pago de cuotas.

 

El artículo 27 de la LISR establece los requisitos de las deducciones fiscales, dando importancia en el caso de sueldos y salarios a la emisión de CFDI, al registro en la contabilidad, al pago y al debido cumplimiento en materia de retención y pago de impuestos a cargo de terceros; además, en el caso de este concepto, a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 99 de la citada ley.

 

Fundamentación legal para su deducibilidad

 

Para dar el debido sustento legal a la deducibilidad de este concepto, partamos con Artículo 25 de la LISR, que menciona de forma muy general los gastos que pueden ser considerados como deducibles, pero también nos hace el recordatorio en su fracción VI sobre las cuotas a cargo de los patrones pagadas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y toma especial relevancia cuando consideramos que de no cumplir con las diversas disposiciones en materia laboral, también ponemos en riesgo estos conceptos que representan de las obligaciones laborales montos muy importantes.

 

El artículo 27 de la LISR nos indica los requisitos que deberán cumplir estas deducciones, que son:

 

• Fracción I. Ser estrictamente indispensables para la actividad de la empresa.
• Fracción III. Estar amparadas con CFDI y cumplir con las formas de pago establecidas.
• Fracción IV. Estar debidamente registradas en contabilidad.
• Fracción V. Cumplir con obligaciones de retención y entero de impuestos a cargo de terceros, además de dar cumplimiento al pago de las obligaciones que en materia laboral se tienen.

 

En la actualidad, con las nuevas plataformas de declaraciones provisionales y declaraciones anuales, la autoridad de forma inmediata nos da a conocer la propuesta de retenciones que debemos declarar y pagar y, en el caso de la declaración anual, condiciona la deducción de estos importes al pago de las retenciones correspondientes, por lo cual hay que tomar en cuenta la importancia de cumplir de forma correcta y en tiempo con esta obligación.

 

Las obligaciones que menciona el Capitulo I del Titulo IV de la LISR se fundamentan principalmente en el artículo 96 de la LISR, el cual establece la obligación de la retención de ISR, aunque, por otra parte también existen disposiciones que me dan oportunidad de aplicar opciones en el uso de la tarifa por el periodo de pago comprendido, esto para considerar la retención que sea la más justa de aplicar a los empleados, recordemos que la obligación de retener es del patrón y que dicha retención debe ser mostrada por el empleado de estar obligado o de optar por hacerlo en su declaración anual, de no realizar los cálculos correctos repercute en impuesto a cargo o a favor. Así mismo, el artículo 99 establece las obligaciones de quienes efectúan estos pagos, como son:

 

• Fracción I. Efectuar las retenciones.
• Fracción II. Calcular el impuesto anual de las personas a las que les prestaron servicios personales subordinados.
• Fracción III. Expedir y entregar comprobantes fiscales.
• Fracción IV. Solicitar, en su caso, las constancias y comprobantes que amparen las cifras de la fracción anterior.
• Fracción V. Solicitar los documentos necesarios para inscribir a los empleados en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Fracción VI. Proporcionar la constancia de viáticos pagados.

 

La obligación de expedir los CFDI, están contenidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) y es de vital importancia el conocer de manera detallada los requisitos que este tipo de comprobantes deben de reunir ya que no solo puedo estar limitando la deducibilidad de estos conceptos, sino que también puedo estar detonando otros procesos por parte de la autoridad como son: invitaciones de vigilancia profunda, requerimientos por diferencias en impuestos entre los más sencillos.

 

El artículo 28 de la LISR establece los importes que, como norma, no serán deducibles, considerando exclusivamente aquellos conceptos que, para las personas que reciben el ingreso en términos del Capítulo I, Título IV de la LISR estos son ingresos exentos para la determinación del impuesto, y menciona la forma en la cual se calculará la proporción para poder considerar el 47% o 53% como no deducible.

 

Si aunado a estas disposiciones fiscales consideramos las disposiciones en materia laboral LFT y en materia de seguridad social LSS y sus reglamentos correspondientes, nos damos cuenta de la importancia que implica este gasto y que en realidad el dar cumplimiento a la normatividad en la materia nos da certeza de la deducibilidad de estos conceptos.

 

Principales errores cometidos y comentados por la autoridad.

 

Es bien sabido que por la forma en que la autoridad nos obliga a documentar las operaciones que realizan las empresas a través de CFDI, ha tenido la capacidad de cuestionar de forma inmediata las diferencias que detecta en dichos documentos fiscales y en su comparación con las declaraciones presentadas y pagos efectuados, por lo cual podemos mencionar los principales errores detectados ya sea por la misma autoridad o por auditorias efectuadas por profesionales independientes en materia laborar:

 

• CFDI emitidos de forma incorrecta, ya sea con claves de percepciones y retenciones diferentes a las impuestas por la autoridad.
• CFDI con fecha de pago distinta a la real; recordemos que las retenciones de impuestos están realizadas al momento de efectuar el pago, por lo que es muy común que la retención se entere en meses distintos y, por consecuencia, la autoridad pueda reclamar dichos importes.
• Inconsistencias entre nómina reportada a través de CFDI y contabilidad electrónica informada cada mes.
• Diferencias en los salarios bases de cotización reportados en los recibos con los reportados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS); aunque hasta el momento no existe un requerimiento por parte de la autoridad de seguridad social, no estamos exentos de una revisión por parte de ella para validar estos importes y recordemos que es una de las autoridades que en materia de recaudación es más agresiva.

 

Al tener las autoridades que regulan el tema laboral la información detallada y actualizada a cada periodo de pago y con las herramientas informáticas que les permitan hacer procesos de verificación, de cruce de información y de validación de cálculos, debemos incrementar los niveles de calidad en el proceso de esta información, esto con el afán de salvaguardar la correcta operación y cumplimiento de obligaciones fiscales de los contribuyentes.

 

Conclusión

 

La correcta deducibilidad de sueldos y salarios exige un amplio conocimiento en materia laboral y fiscal; son diversas las disposiciones legales que regulan el correcto proceder por parte de los patrones en esta materia y son también diversas las autoridades que participan en validar el debido cumplimiento de obligaciones.

 

Consideremos esto como un área de oportunidad indispensable de cubrir y de cuidar, la nómina como tal no solo es un proceso administrativo de cada semana o de cada 15 días, es una labor que debe cuidarse de forma diaria y de tener especial cuidado en periodos específicos, la importancia no solo aplica a temas fiscales sino a un tema de seguridad de los colaboradores, cualquier error que cometamos en ellas no solo afecta a la empresa en el pago de impuestos propios o de terceros si no también en el factor humano.

 

Hagamos las labores de prevención necesarias; es muy común en la actualidad el recibir por parte de la autoridad fiscal diferentes invitaciones o avisos para corregir nuestra situación fiscal; sin embargo, consideremos que la autoridad puede ser más estricta en su proceder y las sanciones pueden llegar a ser contundentes y afectar la operación de cualquier empresa.