¿Certificar o no certificar? He ahí el dilema

Durante estos últimos meses, derivado de las reformas tanto fiscal como laboral, se ha iniciado en varias empresas lo que llamo la vorágine del registro. Ahora veo como cada vez más empresas se abocan a acumular información sobra cada transacción, creando nuevos reportes o puntos de control en las transacciones, que generan una sobrecarga innecesaria, desde mi punto de vista, al negocio.

Hay muchas teorías derivadas de la obligación plasmada en el artículo 29-A, específicamente en la fracción IX, donde se establece que los CFDI deben amparar operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales y que en caso de que los comprobantes fiscales no cumplan con lo antes referido se consideran falsos para efectos de lo establecido en el Código Fiscal de la Federación. La pregunta que seguro nos hacemos es ¿Cómo y que debo registrar de las operaciones para que, en caso de una revisión, pueda mostrar la materialidad de las mismas? Sin embargo la pregunta correcta es ¿Cómo puedo DEMOSTRAR que la operación realmente se realizó y se materializó en la fecha y con los elementos que registré?.

Como puedo evitar que la autoridad me diga “Ese reporte y ese correo, los hiciste ayer” o “el material de ese curso lo acabas de generar” o bien “ese contrato no existía y lo acabas de firmar”.

De poco servirá ante una auditoria, el mostrar reportes sin fecha cierta, manuales o correos que requieran un peritaje para demostrar que no son apócrifos, ordenes de compra que no aseguren la integridad de las mismas, o en general documentos que puedan ser modificados ante un escenario de auditoria, para tratar de justificar la materialidad de las operaciones.

Es aquí donde una certificación de los documentos se vuelve indispensable, con el objetivo de dar la certeza en la fecha cierta, la integridad e inalterabilidad de los documentos que soportan la materialidad de la operación. No es necesario acumular información “por si acaso”, es mejor solo agregar en la operación actual, los certificados que nos permitan demostrar que cada paso se llevó a cabo y no fue modificado en el tiempo.

El uso de una constancia de conservación de mensaje en un correo, en una orden de compra, en un manual, en una hoja de recibo, o en un contrato es algo que previene que la autoridad no reconozca estos documentos como pruebas para soportar la materialidad de la operación, siempre y cuando, por supuesto, exista también la razón de negocio correspondiente para las operaciones.

En lugar de crear repositorios o de generar expedientes que se deben almacenar, administrar, completar y revisar, es mucho mas sencillo que en cada paso se agregue un certificado. El costo de cada uno de estos es muy bajo y no afecta el costo en general de las operaciones ni aumenta el trabajo manual de los colaboradores en ambos extremos de las operaciones. Es una forma mucho mas eficaz de resolver el tema de la materialidad, la fecha cierta, la integridad y la inalterabilidad de las operaciones que eventualmente puedan ser revisadas por el Servicio de Administración Tributaria.

Igualmente, en el caso de la reforma laboral, en el Artículo 132 de la ley federal del trabajo se agregó la siguiente fracción:

XXXIV: Registrar de manera electrónica la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y finalización; así como proporcionarlo a la autoridad cuando se le requiera.
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social expedirá las disposiciones de carácter general que determinen el ámbito de aplicación y excepción a la obligación establecida en el párrafo que antecede.
El contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora.

Esto obliga a las empresas a tener un registro electrónico de las entradas y salidas de los colaboradores, para lo cual es muy importante que se pueda demostrar, que dicho registro existió en una fecha determinada y que no fue modificado en el tiempo.

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Esto se puede lograr con un sistema que utilice igualmente constancias de conservación de mensajes que permitan demostrar la fecha cierta y la integridad e inalterabilidad de la información contenida en dichos registros.

Es un reto igualmente importante en los casos del trabajo desde casa o remoto, el poder contar con la geolocalización y el manejo de biométricos para asegurar que sea realmente el colaborador, quien realiza el registro electrónico, en el lugar en donde se acordó que debe prestar sus servicios y durante el tiempo durante el cual se desarrollen las actividades. En estos casos es necesaria la certificación de estos registros para el caso de alguna disputa laboral, tener toda la evidencia lista para ser presentada en algún litigio.

El registro de operaciones electrónicas es algo que ya traspaso el ámbito de comercio, el cual fue donde nació y ahora se ha extendido a muchas otras áreas, como la laboral, la fiscal, la civil, la educativa, la penal, en el sector salud, para el control de proveedores, en las telecomunicaciones, en temas de consentimiento en uso de datos personales, en cuestiones de propiedad industrial y derechos de autor, en actividades vulnerables, entre muchos otros ámbitos donde se utilizan las Constancias de Conservación de Mensajes y los Sellos de Tiempo.

Hoy no es posible darle el titulo valor de crédito a un pagaré electrónico en México, que no cuente con firma electrónica avanzada y constancia de conservación de mensaje, esto ya es tesis actual del poder judicial.

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Igualmente, hay varios casos donde el uso de una constancia de conservación de mensajes ha permitido que las pruebas electrónicas sean aceptadas en juicios sin necesidad de peritajes adicionales.

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La certificación de documentos y transacciones se ha convertido en una necesidad en nuestros tiempos en los cuales tanto la integridad como la certeza en las fechas es indispensable para poder demostrar de forma fehaciente, la existencia de una operación o un evento que se pueda usar como prueba, sin necesidad de incurrir en costos altos.

No dejen de tomar en cuenta que no es lo mismo mostrar, que DEMOSTRAR.