Contabilidad con representación fiel o materialidad (soporte documental)

En los últimos años, en nuestro gremio (contable) se ha disparado el tema de que la contabilidad debe estar soportada con una materialidad correcta; sin embargo, al tocar este tema con varios colegas, veo que cada uno de nosotros entendemos la materialidad dependiendo del enfoque que le demos (fiscal, contable, auditoría, etc.), sin ponernos de acuerdo en forma clara en qué es lo que soporta o cómo se integra la materialidad en las operaciones contables, o hasta llegar al punto de señalar que la materialidad para temas de aplicación de Normas de Información Financiera (NIF) no existe.

Como vimos en el párrafo anterior, la materialidad no es un concepto que encontremos claramente definido en las Normas de Información Financiera (NIF); sin embargo, debemos analizar qué es lo que se busca cuando utilizamos esta definición. Esto es así porque en varias ocasiones hacemos alusión a que las operaciones deben estar soportadas con una materialidad adecuada, sin tomar en cuenta cuál es la finalidad que debe cumplir el soportar cualquier operación que realiza una entidad o empresa, la cual va a dar como resultado que se presente información en los estados financieros para la toma de decisiones, ya sea de interesados internos o externos a la entidad.

Con lo argumentado anteriormente, podemos comentar que la información que se presenta en los estados financieros debe cubrir con las características cualitativas de los estados financieros, específicamente, con lo que se refiere a la “importancia relativa”, la cual se encuentra plasmada en el “Capítulo 40 de la NIF A-1 Marco Conceptual de las Normas de Información Financiera”; esta característica nos establece el criterio para determinar que la información es relevante cuando su omisión o presentación errónea puede influir en la toma de decisiones de los usuarios (párrafo 42.1.4), si bien es cierto esta característica es referente a la información que se presenta en los estados financieros, hacemos referencia a la misma, ya que como veremos a lo largo de este trabajo para cumplir con la aplicación de dicha característica no solo se cumple con la presentación y revelación de las operaciones, sino que está debe ir acompañada por una serie de características lo que le va a dar validez a esta información.

Desde este punto de vista, podemos identificar que la materialidad no solo se trata de determinar si la o las operaciones que realiza una entidad o empresa son representativas o tienen un impacto en la presentación de los estados financieros; no es solo analizar números, sino que más bien se trata de una cualidad esencial del soporte documental, ya que una operación cumple con el requisito de materialidad cuando contiene toda la información necesaria y suficiente para demostrar la relevancia y realidad del hecho económico.

Para demostrar esa relevancia y realidad de cada transacción u operación económica, en el desarrollo de nuestra actividad como profesionales, debemos cuidar que cada transacción esté respaldada con la documentación adecuada, poniendo siempre por delante su “sustancia económica”, ya que, al tener identificada esta sustancia económica, nuestro sistema contable va a contar con la solidez suficiente para el soporte y presentación de las operaciones.

Como vemos una vez más caemos en el razonamiento y aplicación del postulado de “Sustancia Económica”, del cual en varios artículos que hemos emitido en nuestros boletines de esta comisión, se ha comentado la importancia de llevar a cabo el análisis en la aplicación de este postulado (NIF A-1 Capítulo 20, párrafo 22.1) en el registro de las operaciones contables, el cual nos señala “La sustancia económica debe prevalecer en la naturaleza de la operación sobre su forma jurídica», este postulado nos lleva una vez más a la interpretación que la documentación material no puede caer en la limitación de cumplir con un simple trámite legal o fiscal; debe revelar el verdadero origen, esencia, así como los riesgos, beneficios y derechos que se transfieren en cada operación. Para determinar la aplicación contable correcta de una operación, no se puede limitar solo al análisis de un contrato o factura, ya que la documentación que soporte una operación debe justificar la razón de por qué la operación se llevó a cabo sin que queden dudas, y que la misma se realizó de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.

La materialidad, entonces, es documentar las operaciones con la información que tenga establecida la empresa, para que las mismas se puedan entender, y que no queden dudas de su correcta aplicación, validez y autorización. Como vemos en la actualidad, el papel del contador debe ser más profundo y no solo quedar en el registro de operaciones que no cuenten con una estructura sólida que soporte la realidad de la empresa; por el contrario, el profesional debe analizar el fondo de las operaciones, la razón de ser de la operación y, sobre todo, que todas las operaciones cuenten con la documentación de acuerdo al tipo de operación que se trate.

Comentamos que la documentación que respalde las operaciones debe ser de acuerdo al tipo de la operación que lleve a cabo la entidad, ya que no podemos concluir que la documentación que soporte las operaciones que realiza en el día a día una entidad va a ser la misma cuando se trate de un contrato por un préstamo o, en el caso de operaciones por arrendamiento financiero, de factoraje, de contratación de servicios especializados, etc. Cada una de estas operaciones va a llevar un soporte específico que le va a dar una realidad del porqué la empresa llevó a cabo dicha operación, con las autorizaciones de los responsables correspondientes.

Si bien es cierto que el postulado de sustancia económica nos marca la pauta para el análisis y registro de las operaciones, este debe ser aplicado con una serie de características cualitativas de los estados financieros, como es el caso de la “Representación Fiel” de la información, la cual encontramos plasmada en el capítulo 40 de la NIF A-1:

“… los estados financieros son una representación fiel de las transacciones y otros eventos cuando su expresión es congruente con la sustancia económica… los estados financieros deben:

• Reflejar correctamente transacciones y otros eventos realmente sucedidos (veracidad);
• encontrarse libres de sesgo o prejuicios (neutralidad), y
• Contener toda aquella información que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios generales (información completa)”.

Como vemos, para que la información que se presenta en la información financiera cumpla con la característica cualitativa de “representación fiel”, el registro de las operaciones debe acompañarse de atributos esenciales, de los cuales, y para dar seguimiento al tema de materialidad de las operaciones, nos gustaría comentar los atributos de veracidad y neutralidad:

1. Veracidad. NIF A-1 (párrafos 42.2.5 a 42.2.7)

Este atributo nos indica que la información que se presenta en los estados financieros debe ser veraz y libre de error, por lo que la información debe reflejar correctamente las transacciones y otros eventos sucedidos. Como podemos observar, para llegar a este atributo de información, la documentación material que soporte las operaciones debe reflejar los hechos tal y como ocurrieron, sin alteraciones ni omisiones que los distorsionen, cuidando que las fechas, montos, conceptos y firmas coincidan exactamente con la operación ejecutada, sin que se antepongan las operaciones legales o fiscales sobre las operativas.

Ejemplo

En el mes de noviembre se gana una licitación de un producto, el cual va a ser entregado en el mes de enero del siguiente año; la dependencia solicita que la factura se emita en el mes de diciembre, a pesar de que el producto aún ni siquiera se compra.

Falta de veracidad: La documentación es formal pero falsa en su cronología.

En este caso, para que la documentación material cumpla con los requisitos, se debe establecer que las facturas se emitan con fecha real de entrega, con el soporte de las remisiones o documentación de entrega correspondiente, para cumplir con el postulado de que a todo ingreso le corresponde un costo o gasto, y se registre en el periodo correspondiente, o, en su caso, hacer las revelaciones correspondientes.

2. Neutralidad. NIF A-1 (párrafo 42.2.8 a 42.2.11)

En este caso, para cumplir con esta característica, los estados financieros deben ser neutrales e imparciales, no deben ser subjetivos o estar manipulados o distorsionados para la toma de decisiones; se debe aplicar un criterio prudencial, es decir, los activos e ingresos no deben sobrevalorarse, y los pasivos, costos y gastos presentarse con una subvaluación. Este criterio también aplica a subvaluación de activos e ingresos y sobrevaloración de pasivos, costos y gastos, lo que lleva a una mala toma de decisiones.

Esta característica nos indica que la documentación que soporte las operaciones debe estar completa, libre de errores significativos y no debe ser acomodada para influir en las decisiones; se debe cuidar que la documentación que se acompañe cuente con cantidades, precios, condiciones, que se marquen claramente los derechos y obligaciones.

Ejemplo

Tomamos el ejemplo del inciso anterior, que pasaría si, registramos contablemente en resultados la factura que se emitió en el mes de diciembre sin que se cumpla la transmisión de la propiedad y de los derechos de acuerdo a la “NIF D-1 Ingresos por contratos con clientes”, está operación se registró de esta forma por instrucciones de la administración, al registrar esta operación como nos indican nos puede llevar a caer en el error de no presentar la información financiera a una fecha determinada en forma correcta, y peor aún imaginemos que no se hacen las revelaciones correspondientes en las notas a los estados financieros, esta situación puede orillar a los tomadores de decisiones a llegar a una conclusión errónea, estas malas prácticas se deben de analizar el porqué se registraron de esta forma ya que puede presentarse el caso también que con el registro de esta operación la administración cumplió con sus metas del año y pueden ser acreedores a bonos.

Otra característica cualitativa que nos puede dar un soporte en cuanto a la tan famosa materialidad de las operaciones puede ser la verificabilidad. NIF A-1 (párrafos 43.2).
Esta característica se refiere a que la información financiera debe ser comprobable y validarse, es decir, que la información que se presente puede ser analizada por diferentes observadores y llegar a la misma conclusión, por lo que, una vez más, la información documental que soporte las operaciones debe ser comprobable por cualquier tercero, sin que existan dudas de lo que se concluye.

En este caso se debe cuidar que los expedientes estén completos, con el seguimiento de una lista, en la cual se indique que la operación cuenta con: contrato, factura, evidencia de entregas, pagos, etc.

Ejemplo

En este caso tomamos el ejemplo del punto anterior. Para soportar la operación de la licitación, se debe dejar en el expediente correspondiente, desde la convocatoria de la licitación, las etapas, la documentación que se entregó, así como las fianzas, los presupuestos entregados, etapas de desarrollo del proyecto, etc.

Con el análisis de la aplicación de ciertos postulados y de la aplicación de ciertas características cualitativas con las que debe cumplir la presentación de los estados financieros, nos damos cuenta de la importancia de la labor que tenemos para dar el seguimiento y registro a cada transacción, ya que nos debemos preguntar: ¿Este soporte es importante y relevante?, ¿es material?, lo que nos va a llevar a las siguientes respuestas:

• Si nuestra respuesta nos lleva a un no, debemos analizar si esta respuesta es porque la información con la que contamos o que nos fue entregada está incompleta o porque no podemos determinar con lo que tenemos la importancia de esta operación, por lo que debemos corregirlo y solicitar el soporte correspondiente de forma inmediata.
• Si nuestra respuesta es un sí, quiere decir que estamos aplicando mínimo los postulados analizados, así como las características cualitativas de la información, para que la información tenga una “Representación Fiel”.

Después de este análisis nos debe quedar claro que la materialidad es el cuidado riguroso de la documentación relevante, la cual va a proteger a la entidad de errores, desviaciones, sanciones y distorsiones financieras, ya que si no cumplimos con esta integración, puede llevar a una mala toma de decisiones por parte de los lectores de la información financiera.

Como responsables de emitir información financiera, debemos de tener una responsabilidad con la información que se plasman en los estados financieros ya que es el resultado de una implementación adecuada de lo que hoy en día se le quieren llamar “Materialidad de las Operaciones” y que como vimos a lo largo de este trabajo, no solo se trata de aplicar el postulado de sustancia económica y que por el contrario lleva una combinación de varios postulados y la aplicación de las características cualitativas de los estados financieros, sin caer en detalle si son características cualitativas fundamentales o características cualitativas de mejora, ya que como vimos para llegar a la característica de “Representación Fiel”, estas se deben de cumplir.

La materialidad no se trata de archivar papeles que cumplan ciertas formalidades legales o fiscales, sino que deben ir acompañados con la documentación que soporte el fondo de las operaciones, y que, como vimos una vez más, el postulado de “sustancia económica” es el criterio supremo que nos guía para obtener la realidad económica de las operaciones, para determinar que la documentación que se acompañe a las operaciones debe ser veraz, verificable e íntegra; sin este enfoque se corre el riesgo de registrar operaciones que no van a contar con el soporte adecuado ante cualquier cuestionamiento que nos hagan las autoridades fiscales, legales, inversionistas, etc.

Nos gustaría concluir que la materialidad de las operaciones se apoya en la sustancia económica y los atributos cualitativos de los estados financieros que respaldan estas operaciones, con lo que se garantiza la representación fiel de la información. Esto nos permitirá presentar información sólida que garantiza la toma de decisiones en relación a la operación o negocio en marcha de la empresa.

«Aquel que lucha con monstruos debe tener cuidado de no convertirse en uno. Y si miras largo tiempo a un abismo, el abismo también mira dentro de ti» – Friedrich Nietzsche

Bibliografía

• Congreso Mexicano de Normas de Información Financiera & Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2025). Normas de Información Financiera 2025. MÉXICO. PROGRESO.